Kontrola z Urzędu Skarbowego lub ZUS to jedno z tych wydarzeń w życiu przedsiębiorcy, które mogą wywołać spory stres, ale odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur może znacznie ułatwić cały proces. W tym artykule postaramy się przybliżyć temat związany z przygotowaniem do zapowiedzianej kontroli z Urzędu.
O czym należy pamiętać przed spotkaniem z urzędnikiem dokonującym kontroli?
Jak informują księgowi z Everte, gdy przedsiębiorca otrzyma powiadomienie o nadchodzącej kontroli, to pierwszym krokiem jest dokładne zapoznanie się z zakresem i celami kontroli, jakie zostały w nim określone. Następnie kluczowe jest zebranie wszystkich wymaganych dokumentów i ewidencji, które mogą być potrzebne do weryfikacji przez kontrolujących, co obejmuje m.in. księgi rachunkowe, faktury, umowy, dowody księgowe, dokumentację kadrowo-płacową oraz wszelkie inne dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ważne jest, aby dokumenty te były kompletne, aktualne i łatwo dostępne, co ułatwi sprawną kontrolę i pomoże uniknąć nieporozumień lub dodatkowych zapytań ze strony kontrolerów. Właściciel firmy powinien również przygotować się do udzielania wyjaśnień dotyczących sposobu prowadzenia księgowości oraz podjętych decyzji gospodarczych, co może wymagać odświeżenia pewnych informacji lub zasad, zwłaszcza jeśli kontrola dotyczy okresów odległych w czasie. Warto też zaznajomić się z prawami i obowiązkami podatnika w trakcie kontroli, w tym z możliwością korzystania z pomocy doradcy podatkowego lub prawnika, co może być szczególnie pomocne w sytuacjach spornych lub gdy kontrola przybiera bardziej skomplikowany obrót. Pamiętaj, że kontrola jest również okazją do wykazania, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami, co może przyczynić się do budowania pozytywnych relacji z urzędem. Przygotowanie do kontroli, mimo że może być czasochłonne, jest inwestycją w spokój umysłu i stabilność działalności, a także okazją do zweryfikowania i ulepszenia wewnętrznych procedur firmy, co w dłuższej perspektywie może przynieść dodatkowe korzyści dla przedsiębiorcy.
Sprawdź ofertę biura rachunkowego:
Zamość - https://biuroeverte.pl/biuro-rachunkowe-zamosc/ Biłgoraj - https://biuroeverte.pl/biuro-rachunkowe-bilgoraj/
Czy biuro rachunkowe może reprezentować firmę w trakcie takich kontroli?
Biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę w trakcie kontroli z Urzędu Skarbowego lub ZUS, co jest często praktykowane ze względu na ich doświadczenie i specjalistyczną wiedzę w zakresie rachunkowości oraz przepisów podatkowych. Aby umożliwić księgowemu pełnienie roli reprezentanta, właściciel firmy musi najpierw udzielić mu pełnomocnictwa do działania w swoim imieniu, co formalnie upoważnia przedstawicieli biura do występowania przed organami kontroli, składania wyjaśnień, odbierania zawiadomień czy też podejmowania innych czynności proceduralnych. Pełnomocnictwo to powinno być sporządzone w formie pisemnej, zgodnie z wymogami określonymi przez odpowiednie instytucje, i często wymaga notarialnego poświadczenia podpisu. Po udzieleniu pełnomocnictwa, kluczowe jest przekazanie księgowemu dostępu do wszystkich niezbędnych dokumentów, danych i informacji, które mogą być wymagane w trakcie kontroli, w tym szczegółowego omówienia specyfiki prowadzonej działalności oraz potencjalnych obszarów zainteresowania kontrolerów. Współpraca z biurem rachunkowym w takich sytuacjach powinna być oparta na pełnej transparentności i zaufaniu, ponieważ jego przedstawiciele będą działać w imieniu firmy, co wymaga dokładnego zrozumienia bieżącej sytuacji finansowej, ewentualnych problemów czy wyzwań, które mogą pojawić się w trakcie kontroli. Dodatkowo, właściciel firmy powinien pozostać w gotowości do udzielania dodatkowych wyjaśnień lub dostarczania dodatkowych dokumentów na żądanie biura rachunkowego lub bezpośrednio organów kontrolnych, co może wymagać utrzymania bliskiej komunikacji i dostępności na czas trwania kontroli. Delegowanie odpowiedzialności za reprezentowanie firmy w trakcie kontroli na biuro rachunkowe może znacznie obniżyć poziom stresu i pozwolić przedsiębiorcy na skupienie się na bieżącej działalności, jednocześnie zapewniając profesjonalne wsparcie i ochronę interesów firmy.
Co powinno zawierać pełnomocnictwo uprawniające księgowego do działania w imieniu firmy?
Pełnomocnictwo uprawniające biuro rachunkowe do działania w imieniu firmy powinno zawierać precyzyjne informacje, które jednoznacznie określają zakres upoważnień przyznanych księgowemu, w tym szczegółowe dane dotyczące pełnomocnika i mocodawcy, czyli w tym przypadku księgowego i właściciela firmy, takie jak pełne nazwy, adresy, numery identyfikacyjne (NIP, REGON) oraz dane osobowe (PESEL, seria i numer dowodu osobistego). Ważne jest, aby w dokumencie znalazło się wyraźne wskazanie, że pełnomocnictwo dotyczy reprezentowania firmy w określonych sprawach przed Urzędem Skarbowym, ZUS lub innymi instytucjami i obejmuje konkretne czynności, które księgowy może wykonywać, na przykład składanie deklaracji, odbieranie korespondencji, reprezentowanie w trakcie kontroli. Dokument powinien również określać czas trwania pełnomocnictwa, czy ma charakter stały czy tymczasowy, z możliwością określenia dokładnej daty jego wygaśnięcia. Niezbędne jest także zawarcie klauzuli o akceptacji przez księgowego przyjęcia pełnomocnictwa, co może wymagać jego podpisu. Dodatkowo, pełnomocnictwo powinno być sporządzone w taki sposób, aby spełniać wszelkie wymogi prawne, w tym notarialne poświadczenie podpisów, jeśli jest to wymagane przez prawo lub instytucje, przed którymi ma być wykorzystane. Zawarcie tych elementów w pełnomocnictwie zapewnia jego skuteczność i legalność działania księgowego w imieniu firmy, minimalizując ryzyko kwestionowania jego uprawnień przez organy państwowe lub inne strony. Oczywiste jest, że zapowiedziana kontrola z Urzędu Skarbowego lub ZUS wyzwala stres u właścicieli firm. Dzięki prawidłowemu prowadzeniu dokumentacji, zgodnemu z prawem księgowaniem transakcji, terminowemu rozliczaniu zobowiązań można liczyć na pozytywne przejście takowej kontroli. Współpraca z rzetelnym biurem księgowym jest dodatkowym czynnikiem, który minimalizuje niepokój oraz możliwości popełnienia błędów rachunkowych.