W międzynarodowych korporacjach lub ogromnych państwowych firmach dokumenty liczy się nie na kilogramy, lecz na tony. Każda faktura i umowa, każde zamówienie, karty ocen, każdy rachunek, wniosek i protokół to nierzadko pisma liczące sobie po kilka, kilkanaście a nawet kilkadziesiąt kartek, które należy gdzieś złożyć. A następnie przechować w takich warunkach, aby nie tylko nie uległy zniszczeniu, ale i w każdej chwili można było w łatwy sposób do nich powrócić.
Zarządzanie po staremu
Małe firmy lub jednoosobowe przedsiębiorstwa korzystają najczęściej z tradycyjnej, chociaż nieco nieefektywnej formy zarządzania fakturami, czy składują wszelkie dokumenty gdzieś w kącie firmowego biura. Dostęp do takich materiałów jest tym samym utrudniony, bo same dokumenty nie posiadają żadnego konkretnego oznaczenia. Nic dziwnego, że z takich przestarzałych systemów już dawno zrezygnowały wielkie firmy i korporacje, wychodząc naprzeciw nowoczesnym trendom, ale przede wszystkim ułatwiając zarządzanie dokumentacją w swoich strukturach.
Gdzie to działa?
Współczesne systemy i aplikacje do zarządzania fakturami w firmach doskonale sprawdzają się również w przypadku instytucji (szkoły, uczelnie), administracji (urzędy) oraz bezpośrednio w obsłudze klienta. Łatwiej można zarządzać fakturami, monitorować ich przepływ, proces opłacania i status opłat: nic nie zginie, nie ulegnie zniszczeniu, nie ma więc obawy, że ktoś zapomni o jej opłaceniu albo wysłaniu. Optymalizacji podlegają przeróżne procesy wewnątrz firm, dzięki którym usprawniany jest przepływ informacji oraz likwidowane te pola, które cechują się wyjątkową wrażliwością (np. dodatkowe zabezpieczenie danych osobowych). Zyskuje na tym bezpieczeństwo informacji, ale i sama reputacja i renoma firmy, która w odpowiedni sposób dba o ich zabezpieczenie i chroni przed nieuprawnionym wypływem na zewnątrz.
Nowe systemy elektronicznych faktur
Zarządzanie poprzez elektroniczne systemy usprawnia obieg informacji, przyśpiesza pracę, zwiększa efektywność świadczonych usług, ale przede wszystkim wprowadza porządek w dokumentacji. Każda faktura jest nie tylko szczegółowo opisana, ale można ją posegregować w określonym w firmie systemie znaczników. Dzięki temu znalezienie odpowiedniego dokumentu to kwestia kilku sekund i wpisaniu paru komend na komputerze. Można też zapomnieć o problemie zaginionych, utraconych lub zniszczonych faktur; w elektronicznej bazie nic nie ginie, a fakturę można w każdej chwili na nowo wydrukować lub korzystać tylko z jej elektronicznej formy.
Zapraszamy do zapoznania się z specjalną ofertą, dla czytelników: http://www.primesoft.pl/